Achiziții digitale în 2025: Control, eficiență și putere de negociere cu software-ul potrivit

În 2025, companiile din România sunt (sau ar trebui să fie) mai conștiente ca niciodată de nevoia de a-și optimiza operațiunile. Iar achizițiile – fie că vorbim de materii prime, echipamente, consumabile sau servicii – reprezintă unul dintre cele mai mari centre de cost și, în același timp, una dintre cele mai mari oportunități de eficientizare.

Un sistem digital de **achiziții (procurement)** nu doar simplifică lucrurile. El oferă **vizibilitate, control, trasabilitate și putere de negociere**.

Ce este un software de achiziții?

Un **sistem de achiziții (procurement software)** este o platformă digitală care ajută companiile să gestioneze întregul flux de aprovizionare:

• Cereri de ofertă (RFQ)

• Recepția comenzilor interne

• Compararea furnizorilor

• Emiterea comenzilor de achiziție

• Semnarea contractelor

• Confirmarea livrării

• Raportare și analiză

🔗 Vezi cum UP2DATE dezvoltă soluții software (https://www.up2date.ro/servicii/dezvoltare-de-platforme-web/) de procurement personalizate

De ce este vitală digitalizarea procesului de achiziții?

Conform McKinsey (https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/operations-blog/enabling-the-next-generation-operating-model-in-procurement#), organizațiile care investesc în digitalizarea achizițiilor înregistrează:

• până la **80% automatizare** a fluxurilor repetitive 

• **20–30% reducere a costurilor operaționale **

• și o **creștere a conformității cu politicile interne de până la 60%**

În România, provocările principale includ:

• Lipsa trasabilității comenzilor

• Lipsa unui istoric centralizat pe furnizor

• Achiziții neplanificate, scumpe și adesea neconforme

Beneficiile unui sistem modern de Procurement

📑 **Control complet asupra bugetului**

🔁 **Fluxuri automate de aprobare și validare**

🔐 **Trasabilitate și auditabilitate completă**

🧠 **Sugestii de achiziție bazate pe istoric și AI**

⏳ **Reducerea duratei ciclului de achiziție cu până la 60%**

🤝 **Negociere mai bună cu furnizorii prin centralizare**

I**ntegrarea AI și RPA în procurement**

Un software de achiziții nu funcționează izolat. El se conectează la:

• **ERP** pentru actualizarea stocurilor și contabilitate

• **CRM** pentru achiziții în funcție de clienți sau proiecte

• **RPA** pentru automatizarea comenzilor recurente

• **AI (inclusiv Agentic AI)** pentru recomandări proactive și predicție

Exemplu:

Un agent AI poate analiza comenzile recurente, disponibilitatea furnizorilor, termenele de plată și poate propune în mod autonom comenzi sau renegocieri. Acest tip de „agent digital” intră în sfera **Agentic AI**, unde automatizarea devine proactivă, nu doar reactivă.

Studii de caz relevante

🏗️** 1. Industria construcțiilor – gestiunea furnizorilor și comenzilor pe șantier**

**Provocare:** comenzi telefonice, fără trasabilitate

**Soluție:** sistem Procurement cu RFQ-uri centralizate și aprobare automată

Rezultat:

• 30% reducere a comenzilor urgente

• Economii de 15% pe materiale în 6 luni

🏦** 2. Industria bancară – digitalizarea achizițiilor indirecte**

**Provocare:** lipsă de control bugetar și întârziere în aprobare

**Soluție:** platformă cu fluxuri automate și integrare cu ERP

Rezultat:

• reducere timp de aprobare de la 8 zile la 1

• 97% conformitate cu bugetele planificate

🛍️** 3. Retail – consolidarea comenzilor din rețea**

**Provocare:** comenzi separate din 120 magazine, fără vizibilitate

**Soluție:** aplicație unică pentru comenzi, consolidare centrală

Rezultat:

• 20% economie pe transport

• mai bună negociere a discounturilor

Cum alegi soluția potrivită?

📌 Definește clar cine achiziționează și ce

📌 Stabilește bugetele și limitele per departament

📌 Caută integrare cu ERP, CRM, eSign

📌 Prioritizează ușurința în utilizare

📌 Cere demo + simulare de ROI

🔗 Vezi și articolul nostru despre ERP – baza integrării cu procurement (https://www.up2date.ro/2025/05/19/erp-solutia-cheie-pentru-digitalizarea-completa-a-companiilor)

Cum te poate ajuta UP2DATE

La UP2DATE dezvoltăm sisteme de achiziții adaptate companiilor românești:

• Consultanță și analiză fluxuri

• Dezvoltare software 100% personalizat

• Interfețe simple pentru operatori non-tehnici

• Integrare cu sisteme existente (ERP, CRM, RPA)

• Training și suport post-implementare

🔗 Contactează-ne pentru o propunere personalizată (https://www.up2date.ro/contact/)