Ένα έργο αυτοματοποίησης ξεκινά από μια συγκεκριμένη διαδικασία και καταλήγει σε μια λειτουργική ροή: τα αιτήματα ακολουθούν σαφή διαδρομή, τα δεδομένα μεταφέρονται μεταξύ εφαρμογών και η ομάδα παρακολουθεί την πρόοδο. Η συμβουλευτική και ο σχεδιασμός συνδέουν την ανάγκη της επιχείρησης με την υλοποίηση.
Ορίστε ποια δραστηριότητα θέλετε να βελτιώσετε, ποιοι τη χρησιμοποιούν και ποιο αποτέλεσμα επιδιώκετε. Δεν χρειάζεστε όλες τις τεχνικές προδιαγραφές από την αρχή. Μπορούν να διαμορφωθούν μαζί με την ομάδα ανάπτυξης, με βάση τις υπάρχουσες διαδικασίες και τα συστήματα.
Ορίστε τη διαδικασία και την πρώτη έκδοση
Επιλέξτε μια ροή με σαφή αρχή και τέλος: έγκριση αιτήματος, παραλαβή παραγγελίας ή μεταφορά εγγράφου μεταξύ τμημάτων. Η ψηφιοποίηση της εταιρείας είναι γενική κατεύθυνση· η υλοποίηση χρειάζεται συγκεκριμένα βήματα, χρήστες και κανόνες.
Περιγράψτε τι περιλαμβάνει η πρώτη έκδοση και τι μπορεί να ακολουθήσει. Η καταχώριση, ο έλεγχος στοιχείων και η έγκριση μπορούν να προηγηθούν της εκτεταμένης δημιουργίας αναφορών. Έτσι ο προϋπολογισμός και το χρονοδιάγραμμα συνδέονται με συγκεκριμένες λειτουργίες.
Η πρόταση πρέπει να περιλαμβάνει παραδοτέα, κόστος, ευθύνες και εξαρτήσεις. Κάθε αλλαγή στις απαιτήσεις συζητείται μαζί με τον αντίκτυπό της στην υλοποίηση πριν ξεκινήσει η εργασία.
Συμφωνήστε τους κανόνες με τους χρήστες
Ο υπεύθυνος της διαδικασίας και οι χρήστες εξηγούν τα πραγματικά βήματα, τα έγγραφα και τις καθημερινές περιπτώσεις. Συμπεριλάβετε ελλιπή αιτήματα, απουσία υπευθύνων έγκρισης, ασυμφωνίες δεδομένων και ακυρώσεις.
Για κάθε βήμα, ορίστε ποιος μπορεί να ενεργήσει και τι ακολουθεί. Μια έγκριση μπορεί να στέλνει δεδομένα στο ERP, να δημιουργεί έγγραφο ή να ειδοποιεί άλλο τμήμα. Μια απόρριψη μπορεί να επιστρέφει το αίτημα για διόρθωση διατηρώντας το ιστορικό.
Εξετάστε την τεκμηρίωση και τις προτεινόμενες οθόνες με τους χρήστες. Τα παραδείγματα από την εργασία τους βοηθούν την ομάδα ανάπτυξης να υλοποιήσει τους κανόνες και να προετοιμάσει ουσιαστικές δοκιμές.
Συνδέστε τις εφαρμογές και ορίστε τα δεδομένα
Καθορίστε ποιο σύστημα είναι η πηγή αναφοράς για πελάτες, προϊόντα, παραγγελίες, τιμολόγια και καταστάσεις αιτημάτων. Η διασύνδεση πρέπει να χρησιμοποιεί αυτές τις πηγές με συνέπεια, χωρίς αντικρουόμενες εγγραφές.
Η τεχνική ομάδα ελέγχει τις διαθέσιμες διεπαφές, τις προσβάσεις και τους κανόνες των παρόχων. Η λύση μπορεί να χρησιμοποιεί API, συμβάντα ή ελεγχόμενη ανταλλαγή αρχείων. Η μέθοδος και οι περιορισμοί της πρέπει να τεκμηριώνονται.
Ορίστε τη συμπεριφορά σε περίπτωση σφάλματος: ποιος ειδοποιείται, πώς επαναλαμβάνεται η μεταφορά και πώς αποφεύγονται διπλές εγγραφές. Αυτοί οι μηχανισμοί αποτελούν μέρος της υλοποίησης.
Αναπτύξτε και δοκιμάστε ολόκληρη τη ροή
Μια χρήσιμη πρώτη έκδοση επιτρέπει την ολοκλήρωση μιας περίπτωσης από την αρχή μέχρι το αποτέλεσμα. Οθόνες, κανόνες και διασυνδέσεις πρέπει να λειτουργούν μαζί. Οι παρουσιάσεις κατά την ανάπτυξη δείχνουν τι έχει υλοποιηθεί και τι χρειάζεται διευκρίνιση.
- Η κύρια ροή οδηγεί στο συμφωνημένο αποτέλεσμα.
- Τα ελλιπή ή απορριφθέντα αιτήματα έχουν σαφή διαδρομή.
- Κάθε ρόλος βλέπει και αλλάζει μόνο τις επιτρεπόμενες πληροφορίες.
- Τα δεδομένα μεταφέρονται σωστά και μετά από προσωρινό σφάλμα.
- Η ομάδα μπορεί να παρακολουθεί ενέργειες και αλλαγές κατάστασης.
- Υπάρχει υπεύθυνος και οδηγίες για περιστατικά.
Χρησιμοποιήστε εγκεκριμένα, αντιπροσωπευτικά παραδείγματα. Η αποδοχή μιας λειτουργίας βασίζεται στα κριτήρια του έργου. Αν αλλάξει ένας κανόνας, ενημερώστε την τεκμηρίωση και τις δοκιμές μαζί με την υλοποίηση.
Προετοιμάστε την κυκλοφορία και την υποστήριξη
Η κυκλοφορία περιλαμβάνει ρύθμιση περιβάλλοντος, έλεγχο προσβάσεων και, όπου απαιτείται, μεταφορά δεδομένων. Συμφωνήστε ποιος επιβεβαιώνει το αποτέλεσμα, πότε γίνεται η μετάβαση και πώς επιστρέφετε στην προηγούμενη κατάσταση αν προκύψει πρόβλημα.
Οι χρήστες χρειάζονται οδηγίες για τη νέα ροή και σημείο επικοινωνίας. Οι τεχνικοί υπεύθυνοι χρειάζονται τεκμηρίωση για διασυνδέσεις, παρακολούθηση και παρεμβάσεις. Η παράδοση αυτών των πληροφοριών είναι συγκεκριμένο παραδοτέο.
Η συνεχής υποστήριξη, η υποδομή και οι επόμενες λειτουργίες ορίζονται στην πρόταση. Όταν απαιτείται λεπτομερής αρχιτεκτονική, το σχέδιο λύσης περιγράφει απαιτήσεις και πλάνο παράδοσης.
Ποιοι συμμετέχουν από την εταιρεία
Ένας επιχειρηματικός υπεύθυνος θέτει προτεραιότητες. Οι χρήστες εξηγούν την εργασία και δοκιμάζουν τη λύση. Η ομάδα IT παρέχει τεχνικό πλαίσιο, πρόσβαση και συντονισμό με τους παρόχους των συστημάτων.
Συμφωνήστε ποιος εγκρίνει τις απαιτήσεις και ποιος επιβεβαιώνει την αποδοχή. Η έγκαιρη πρόσβαση και οι απαντήσεις επηρεάζουν το χρονοδιάγραμμα. Ένα κοινό κανάλι επικοινωνίας βοηθά τις ομάδες να παρακολουθούν τις αποφάσεις.
Παρακολουθήστε τη λειτουργία μετά την κυκλοφορία
Παρακολουθήστε τον όγκο, τον χρόνο αναμονής, τα σφάλματα και τις χειροκίνητες παρεμβάσεις με βάση τα διαθέσιμα δεδομένα. Συγκρίνετε τους ίδιους δείκτες διαχρονικά και καταγράψτε αλλαγές που επηρεάζουν τα αποτελέσματα.
Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα και τα σχόλια των χρηστών για τις επόμενες βελτιώσεις. Η επέκταση σε άλλα τμήματα χρειάζεται εξίσου σαφείς απαιτήσεις και ευθύνες.
Η UP2DATE προσφέρει αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών, από τον ορισμό της ροής έως την ανάπτυξη, τη διασύνδεση και την υποστήριξη. Επικοινωνήστε μαζί μας για μια πρώτη δωρεάν συζήτηση 30 λεπτών σχετικά με τη διαδικασία σας και τα βήματα υλοποίησης.
