PPC Romania: εγκρίσεις ταξιδιών από 3 ημέρες έως 30 λεπτά

Ο PPC Romania, ένας βιομηχανικός κατασκευαστής με 2.000+ υπαλλήλους, διεξήγαγε τη διαχείριση επαγγελματικών ταξιδιών ως μη αυτόματη, πολυεπίπεδη διαδικασία. Μπορεί να χρειαστούν έως και τρεις ημέρες για την εκκαθάριση ενός μεμονωμένου αιτήματος — δρομολογημένο μέσω email και υπολογιστικού φύλλου μέσω πολλών εγκρίσεων, χωρίς κεντρική εικόνα για το ποιος είχε εγκρίνει τι ή πόσο θα κοστίσει.

Σε αυτό το πλήθος, το κόστος δεν ήταν μόνο η καθυστέρηση. Ήταν τα οικονομικά που δεν είχαν ορατότητα σε πραγματικό χρόνο για τις ταξιδιωτικές δαπάνες, πολιτικές που ήταν σχεδόν αδύνατο να εφαρμοστούν με συνέπεια και το ανώτερο προσωπικό που έχανε ώρες κυνηγώντας τις εγκρίσεις αντί να κάνει τη δουλειά του. Η σύντομη ήταν να μετατραπεί μια κατακερματισμένη διαδικασία με ταχύτητα χαρτιού σε γρήγορη, ελεγχόμενη, αυτοεξυπηρετούμενη:

• Κόψτε τις πολυήμερες εγκρίσεις σε λεπτά χωρίς να καταργήσετε τη σωστή παράβλεψη
• Δώστε στη χρηματοδότηση προβολή σε πραγματικό χρόνο στο κόστος ταξιδιού, όπως έχει δεσμευτεί
• Κωδικοποιήστε την ταξιδιωτική πολιτική, ώστε η συμμόρφωση να είναι αυτόματη και όχι χειροκίνητη
• Ενσωματωθείτε με τα υπάρχοντα συστήματα ERP και HR αντί να αντιγράφετε δεδομένα
• Χειριστείτε αλυσίδες έγκρισης πολλαπλών επιπέδων που διαφέρουν ανάλογα με το ρόλο, το κόστος και τον προορισμό
• Αντικαταστήστε τις μη αυτόματες αναφορές και τη συμφωνία με ζωντανούς πίνακες εργαλείων

Δημιουργήσαμε μια κεντρική, εταιρική διαδικτυακή πλατφόρμα που κατέχει ολόκληρο τον κύκλο ζωής του ταξιδιού — αίτημα, έγκριση, κράτηση, δέσμευση κόστους και συμφωνία — και συνδέεται με τα συστήματα που λειτουργεί ήδη η ΔΕΗ.

Configurable approval workflows. Αντί για μια σταθερή αλυσίδα, οι εγκρίσεις καθοδηγούνται από κανόνες: ο ρόλος, τα όρια κόστους, ο προορισμός και η πολιτική αποφασίζουν ποιος πρέπει να υπογράψει, με ποια σειρά. Τα ταξίδια ρουτίνας εντός της πολιτικής μετακινούνται αυτόματα. μόνο οι εξαιρέσεις χρειάζονται μια ανθρώπινη απόφαση - κάτι που κατέρρευσε έναν τριήμερο κύκλο σε περίπου τριάντα λεπτά.

Η πολιτική κωδικοποιείται, δεν επιβάλλεται με το χέρι. Η ταξιδιωτική πολιτική ζει στο σύστημα. Τα αιτήματα εκτός πολιτικής επισημαίνονται ή αποκλείονται κατά την υποβολή με σαφή αιτία, επομένως η συμμόρφωση είναι η προεπιλεγμένη διαδρομή και όχι ένας εκ των υστέρων έλεγχος.

Ενοποίηση ERP και HR. Η πλατφόρμα διαβάζει τη δομή του οργανισμού, τα κέντρα κόστους και τα δεδομένα εργαζομένων από τα υπάρχοντα συστήματα HR/ERP μέσω των API τους και αναγράφει τα δεσμευμένα κόστη — μια πηγή αλήθειας, χωρίς διπλότυπη εισαγωγή δεδομένων.

Ορατότητα κόστους σε πραγματικό χρόνο. Το Finance βλέπει τις δαπάνες ταξιδιού όπως δεσμεύονται, ανά τμήμα, κέντρο κόστους και περίοδο, σε ζωντανούς πίνακες εργαλείων — όχι σε υπολογιστικό φύλλο τέλους μήνα.

Σχεδιασμένο για να καλύπτει 2.000+ υπαλλήλους. Η αρχιτεκτονική χειρίζεται ταυτόχρονα αιτήματα σε ολόκληρο τον οργανισμό χωρίς τα σημεία συμφόρησης της παλιάς χειροκίνητης αλυσίδας.

Στοίβα: Ενσωματώσεις React, Node.js, PostgreSQL και REST με τα συστήματα ERP και HR του πελάτη.

Η επεξεργασία ενός εταιρικού ταξιδιού απορρίφθηκε από τρεις ημέρες έως περίπου 30 λεπτά, 80% της ροής εργασίας αυτοματοποιήθηκε και τα έξοδα ταξιδίου μειώθηκαν 25% — με τη χρηματοδότηση να αποκτά πλήρη, σε πραγματικό χρόνο ορατότητα στις δαπάνες.

Πέρα από τους αριθμούς των επικεφαλίδων, η πλατφόρμα αφαίρεσε μια ολόκληρη κατηγορία χειρωνακτικών λειτουργικών εργασιών: όχι άλλες αλυσίδες έγκρισης email, όχι άλλη συμφωνία υπολογιστικών φύλλων, όχι άλλη μαντεία εάν ένα ταξίδι ήταν στην πολιτική. Οι εγκρίσεις ενεργούν μόνο στις εξαιρέσεις που χρειάζονται κρίση, οι εργαζόμενοι αυτοεξυπηρετούνται εντός της πολιτικής ταξιδεύουν μέσα σε λίγα λεπτά και τα οικονομικά κλείνουν την περίοδο από τα ζωντανά δεδομένα.

Είναι ένα καθαρό παράδειγμα του τι κάνει το UP2DATE: ακολουθήστε μια αργή, μη αυτόματη, πολλαπλών συστημάτων λειτουργική διαδικασία και μετατρέψτε την σε γρήγορη, ολοκληρωμένη, ελεγχόμενη.