Το κόστος μιας χειροκίνητης διαδικασίας υπολογίζεται από τον φόρτο εργασίας, τον πραγματικό χρόνο των εμπλεκόμενων ατόμων, το κόστος διόρθωσης σφαλμάτων και τις συνέπειες των καθυστερήσεων.
Για μια απόφαση του προϋπολογισμού πρέπει να προσδιορίσετε πού καταναλώνεται αυτός ο χρόνος, πόσο συχνά επαναλαμβάνεται η δραστηριότητα και ποιο μέρος μπορεί να μειωθεί στην πραγματικότητα. Αυτή η ανάλυση βοηθά τους διαχειριστές επιχειρήσεων, οικονομικών και πληροφορικής να συζητήσουν το ίδιο πρόβλημα.
Καθορίστε τη διαδικασία που μετράτε
Για παράδειγμα, για μια εσωτερική αίτηση, η αρχή μπορεί να είναι η εγγραφή της αίτησης, και το τέλος μπορεί να είναι η έγκριση και η μετάδοση στο σύστημα που εκτελεί τη λειτουργία. Η διαδικασία περιλαμβάνει ελέγχους, επιστροφές και εξαιρέσεις μεταξύ αυτών των στιγμών.
Ένα πλήρες αίτημα και ένα αίτημα που επιστρέφει αρκετές φορές για έγγραφα δεν θα πρέπει να περιγράφεται από τη μόνη μέση διάρκεια χωρίς εξήγηση. Διαφορετικά, η λύση κινδυνεύει να βελτιστοποιήσει μόνο την απλή έκδοση.
Πρέπει να είναι σε θέση να επαληθεύσει τους ορισμούς μαζί με τους ανθρώπους που πραγματικά κάνουν τη δουλειά, όχι μόνο να συλλέξει ένα σύνολο μηνιαίως.
Μέτρηση του χρόνου εργασίας χωριστά από το χρόνο αναμονής
Ο χρόνος εργασίας είναι τα πρακτικά στα οποία κάποιος ελέγχει, εισάγει, διορθώνει ή μεταδίδει πληροφορίες. Ο χρόνος αναμονής είναι η περίοδος κατά την οποία το αίτημα δεν προχωρά. Και τα δύο θέματα, αλλά έχουν διαφορετικές οικονομικές επιπτώσεις.
Η μείωση του χρόνου αναμονής μπορεί να επιταχύνει την έγκριση μιας παραγγελίας χωρίς να αποδεσμεύει τον ίδιο αριθμό ωρών εργασίας. Η αυτοματοποίηση μιας έκθεσης μπορεί να επιτρέψει χρόνο στην ομάδα, ακόμη και αν η έκθεση συνεχίσει να δημοσιεύεται την ίδια ημέρα.
| Πληροφορίες | Πώς το συλλέγεις; | Τι ξεκαθαρίζει |
|---|---|---|
| Όγκος αιτήσεων | Καταχωρήσεις στο σύστημα ή στο υπάρχον μητρώο | Συχνότητα διεργασίας |
| Αποτελεσματικός χρόνος ανά βήμα | Παρατήρηση και επαλήθευση με τους φορείς εκμετάλλευσης | Καταναλωθείσα προσπάθεια |
| Διάρκεια ολοκλήρωσης | Έναρξη και κλείσιμο στιγμών | Καθυστερήσεις |
| Σφάλματα και επιστροφές | Λόγοι απόρριψης ή διόρθωσης | Επανειλημμένη εργασία |
| Εξαιρέσεις | Περιπτώσεις που βγαίνουν από τη συνηθισμένη ροή | Όρια αυτοματοποίησης |
Χρησιμοποιεί μια περίοδο που περιλαμβάνει τη συνήθη δραστηριότητα και τις σχετικές παραλλαγές. Σημειώνει τι λείπει από τα δεδομένα. Μια δηλωμένη εκτίμηση είναι πιο χρήσιμη από μια φαινομενική ακρίβεια που βασίζεται σε ελλιπείς πληροφορίες.
Υπολογισμός της τρέχουσας προσπάθειας χωρίς διπλασιασμό του κόστους
Για μια επαναλαμβανόμενη φάση, ο βασικός τύπος είναι:
Κόστος προσπάθειας = αριθμός περιπτώσεων × ενεργά λεπτά ανά περίπτωση 60 × πλήρες ωριαίο κόστος.
Εφαρμόστε τον τύπο χωριστά για ρόλους που έχουν διαφορετικό κόστος και δραστηριότητες. Ο οικονομικός διαχειριστής μπορεί να καθορίσει τι πηγαίνει στο πλήρες ωριαίο κόστος. Αν ο χρόνος διόρθωσης περιλαμβάνεται ήδη στη μέτρηση της δραστηριότητας, μην το προσθέσετε ξανά ως ξεχωριστό κόστος.
Προσθέστε μόνο τεκμηριωμένες οικονομικές συνέπειες: κυρώσεις, αποκατάσταση μιας προσφοράς ή άλλες δαπάνες που σχετίζονται άμεσα με τη διαδικασία. Μια καθυστερημένη εμπορική ευκαιρία δεν είναι αυτόματα μια χαμένη πώληση.
Εκτιμήστε πόσο από το όφελος μπορεί να επιτευχθεί
Οι ώρες που χορηγούνται μπορούν να χρησιμοποιηθούν για άλλες δραστηριότητες, μπορεί να μειώσουν τις υπερωρίες ή να καθυστερήσουν την απασχόληση.
Για κάθε όφελος, προσδιορίστε ποιος μπορεί να το κάνει και πώς θα το δείτε. Αν η ομάδα κερδίσει χρόνο, προσδιορίστε ποια δραστηριότητα θα χρειαστεί. Αν ο αριθμός των σφαλμάτων μειώνεται, ελέγξτε πού εξαφανίζεται η προσπάθεια διόρθωσης. Αν η επεξεργασία γίνεται ταχύτερη, προσδιορίστε το αποτέλεσμα για τους πελάτες ή τις λειτουργίες.
Διατηρεί χωριστά τα οφέλη που είναι δύσκολο να αποτιμηθούν, όπως η ιχνηλασιμότητα ή η ορατότητα.
Συγκρίνετε το όφελος με το πλήρες κόστος της λύσης
Η επένδυση μπορεί να περιλαμβάνει την αξιολόγηση, την ανάπτυξη, την ενσωμάτωση, τη μετανάστευση δεδομένων, τις δοκιμές και την κατάρτιση της ομάδας.
Μια χρήσιμη σύγκριση περιλαμβάνει επίσης το εσωτερικό κόστος του έργου: τη διαθεσιμότητα των ανθρώπων για διευκρινίσεις, επαλήθευση δεδομένων και αποδοχή των παραδόσεων. Αυτή τη φορά υπάρχει ακόμα και αν δεν εμφανίζεται στο τιμολόγιο του προμηθευτή.
Για ένα θετικό και σχετικά σταθερό καθαρό μηνιαίο όφελος, μπορείτε να υπολογίσετε μια απλή περίοδο ανάκτησης διαιρώντας την αρχική επένδυση με το καθαρό μηνιαίο όφελος. Είναι μια προσέγγιση.
Χρήση μέτρησης μετά την κυκλοφορία
Πριν από την εφαρμογή, συμφωνεί με τους δείκτες, την πηγή των δεδομένων και το άτομο που τα επικυρώνει. Μετά την έναρξη της συγκρίνει περιόδους συγκρίσιμου όγκου και πολυπλοκότητας.
Έργο PPC România που δημοσιεύθηκε από UP2DATE Για μια άλλη εταιρεία, η αιτιολόγηση της επένδυσης πρέπει να χτιστεί από τα δικά της δεδομένα.
Στο UP2DATE, αξιολόγηση διαδικασιών και αυτοματοποίησης μπορεί να τεκμηριώσει την τρέχουσα κατάσταση και τις επιλογές για βελτίωση. να ζητήσει μια αρχική συζήτησηΠρώτη συζήτηση για... 30 Η λεπτομερής ανάλυση συνάπτεται χωριστά.