كيفية حساب تكلفة عملية يدوية قبل التشغيل الآلي

تُحسب تكلفة العملية اليدوية بناءً على حجم العمل، والوقت الفعلي للأشخاص المشاركين، وتكلفة تصحيح الأخطاء، وعواقب التأخير. ولتحديد ما إذا كانت الأتمتة مجدية، قارنوا الفائدة التي يمكن تحقيقها بالاستثمار الكامل والجهد اللازم لتشغيل الحل.

تُعد ملاحظة مثل «نضيّع وقتًا طويلًا في إعداد التقارير» نقطة بداية. لكن اتخاذ قرار بشأن الميزانية يتطلب تحديد مواضع استهلاك ذلك الوقت، ومدى تكرار النشاط، والجزء الذي يمكن تقليصه فعلًا. يساعد هذا التحليل مسؤولي العمليات والمالية وتقنية المعلومات على مناقشة المشكلة نفسها.

حدد العملية التي تقيسها

اختاروا بداية ونهاية يمكن رصدهما. ففي حالة طلب داخلي، قد تكون البداية تسجيل الطلب، والنهاية الموافقة عليه وإرساله إلى النظام الذي ينفّذ العملية. وتشمل العملية عمليات التحقق والمراجعات والاستثناءات الواقعة بين هاتين النقطتين.

افصل أنواع الطلبات إذا كانت تتطلب جهدًا مختلفًا. لا ينبغي وصف الطلب الكامل والطلب الذي يعود عدة مرات للوثائق من خلال متوسط المدة فقط دون شرح. خلاف ذلك ، فإن الحل يخاطر بتحسين الإصدار البسيط فقط.

يجب أن يكون قادرًا على التحقق من التعريفات مع الأشخاص الذين يقومون بالفعل بالعمل ، وليس فقط جمع إجمالي شهريًا.

قياس وقت العمل منفصلة عن وقت الانتظار

وقت العمل هو الدقائق التي يقوم فيها شخص ما بفحص المعلومات أو تقديمها أو تصحيحها أو نقلها. وقت الانتظار هو الفترة التي لا يتقدم فيها الطلب. كلا الأمرين ، ولكن لهما آثار اقتصادية مختلفة.

يمكن أن يؤدي تقليل وقت الانتظار إلى تسريع الموافقة على الطلب دون تحرير نفس عدد ساعات العمل. على العكس من ذلك ، يمكن أن تتيح أتمتة التقرير الوقت للفريق حتى لو استمر نشر التقرير في نفس اليوم.

يستخدم فترة تتضمن النشاط المعتاد والاختلافات ذات الصلة. يلاحظ ما هو مفقود من البيانات. التقدير المعلن أكثر فائدة من الدقة الظاهرة المبنية على معلومات غير مكتملة.

حساب الجهد الحالي دون مضاعفة التكاليف

بالنسبة للمرحلة المتكررة ، فإن الصيغة الأساسية هي:

تكلفة الجهد = عدد الحالات × دقائق العمل الفعلي لكل حالة ÷ 60 × التكلفة الكاملة للساعة.

طبّقوا المعادلة بشكل منفصل على الأدوار التي تختلف تكاليفها وأنشطتها. ويمكن للمسؤول المالي تحديد ما يدخل في التكلفة الكاملة للساعة. وإذا كان وقت التصحيح محسوبًا بالفعل ضمن قياس النشاط، فلا تضيفوه مرة أخرى بوصفه تكلفة مستقلة.

أضيفوا فقط الآثار الاقتصادية الموثّقة، مثل الغرامات أو إعادة تنفيذ عملية تسليم أو نفقات أخرى مرتبطة مباشرة بالعملية. فتأخر فرصة تجارية لا يعني تلقائيًا خسارة عملية بيع. وفي مثل هذه الحالات، سجّلوا الفرضية وطريقة التحقق منها بشكل منفصل.

تقييم مقدار الفائدة التي يمكن تحقيقها

يمكن استخدام الساعات الصادرة لأنشطة أخرى ، أو قد تقلل من العمل الإضافي أو تؤخر التوظيف. يجب أن تكون هذه النتائج متباينة. لا يعني الإفراج عن القدرة تلقائيًا انخفاضًا في نفقات الأجور.

حدّدوا لكل فائدة الجهة التي تستطيع تحقيقها وكيف ستلاحظونها. فإذا وفّر الفريق وقتًا، حدّدوا النشاط الذي سيتولاه بدلًا منه. وإذا انخفض عدد الأخطاء، فتحققوا من الموضع الذي يتراجع فيه جهد التصحيح. وإذا أصبحت المعالجة أسرع، فحدّدوا أثر ذلك على العملاء أو العمليات.

وهي تحافظ بشكل منفصل على الفوائد التي يصعب تسييلها ، مثل التتبع أو الرؤية. يمكن أن تبرر جزءًا من الاستثمار ، ولكن لا ينبغي تحويلها إلى مدخرات مالية مخترعة.

مقارنة الفائدة مع التكلفة الكاملة للحل

قد يشمل الاستثمار تصميم وتطوير ودمج ونقل البيانات واختبار وتدريب الفريق. بعد الإطلاق ، قد تكون هناك تكاليف للترخيص والبنية التحتية ودعم وتحديث قواعد العمل.

تتضمن المقارنة المفيدة أيضًا التكلفة الداخلية للمشروع: توفر الأشخاص للتوضيح والتحقق من البيانات وقبول عمليات التسليم. هذه المرة موجودة حتى لو لم تظهر في فاتورة المورد.

عندما تكون الفائدة الشهرية الصافية موجبة ومستقرة نسبيًا، يمكن حساب فترة استرداد بسيطة بقسمة الاستثمار الأولي على الفائدة الشهرية الصافية. وهذا تقدير تقريبي. أما في المشاريع التي تُنفّذ تدريجيًا أو تتغير فوائدها، فينبغي للمسؤول المالي إعداد جدول زمني للتكاليف والتدفقات النقدية الداخلة.

استخدام القياس بعد الإطلاق

قبل التنفيذ ، فإنه يتفق مع المؤشرات ومصدر البيانات والشخص الذي يتحقق منها. بعد إطلاقه يقارن فترات من الحجم والتعقيد قابلة للمقارنة. لا يدل الانخفاض في إجمالي الوقت وحده على أن الحل قد أنتج كل الفائدة.

مشروع PPC România نشرت من قبل UP2DATE يوضح رقمنة عملية السفر والموافقة. بالنسبة لشركة أخرى ، يجب بناء مبرر الاستثمار من بياناتها الخاصة.

في UP2DATE ، نقوم بأتمتة العمليات وربط تطبيقات الشركةإذا كان لديك عملية تريد تحسينها ، اتصل بنا لإجراء مناقشة أولية.المحادثة الأولى من... 30 الدقائق مجانية ؛ يتم تحديد التسليم والتوقيت والتكاليف في الاقتراح.