سياق المشروع
تعمل PPC في قطاع الطاقة. وتشمل رحلات العمل تقديم الموظفين للطلبات وموافقة المديرين عليها ومتابعة الفرق المالية للتكاليف.
التحدي
يجب أن يتبع كل طلب سياسة الشركة والمسؤوليات المسندة إلى كل دور. ويجمع المشروع هذه الخطوات في نظام يتيح الاطلاع على حالة الطلب وسجل الموافقات والتكاليف معاً.
أهداف المشروع
- توحيد طلبات السفر وقواعد السياسة.
- معالجة الموافقات وفق دور كل شخص.
- ربط سير العمل بأنظمة ERP والموارد البشرية.
الحل والتنفيذ
طوّرت UP2DATE منصة ويب لإدارة السفر، بمراحل موافقة قابلة للتهيئة وتكاملات مع ERP والموارد البشرية وتقارير للتكاليف.
- يقدم الموظف طلب سفر.
- يمر الطلب بمراحل الموافقة والمسؤوليات التي تم إعدادها.
- تطّلع الفرق المعنية على حالته وسجل موافقاته ومعلومات تكاليفه.
النتائج
تجتمع الطلبات والموافقات والمعلومات المالية في سير عمل واحد. وتمتلك الفرق مكاناً مشتركاً لمتابعة الرحلة والقرارات المرتبطة بها.
أبرز الدروس المستفادة
لمسار موافقات مشابه، حدد من يتخذ كل قرار والبيانات التي يجب أن تأتي من الأنظمة القائمة. فهذه القواعد تحدد الحل قبل خيارات الواجهة.