كيفية بناء مشروع الأتمتة ، من المتطلبات إلى الإطلاق

يبدأ مشروع الأتمتة بعملية محددة وينتهي بمسار عمل فعّال: يكون للطلبات مسار واضح، وتنتقل البيانات بين التطبيقات، ويستطيع الفريق متابعة ما يحدث. وتربط الاستشارات والتصميم حاجة الشركة بتنفيذ هذا الحل.

للتحضير للتعاون، حدّدوا النشاط الذي تريدون تحسينه، ومن يستخدمه، والنتيجة المنشودة. لا تحتاجون إلى جميع المواصفات التقنية منذ البداية. إذ يمكن وضعها بالتعاون مع الفريق الذي يطوّر الأتمتة، بالاستناد إلى العمليات والأنظمة الحالية.

تعريف العملية والنسخة الأولى

اختيار تدفق مع بداية واضحة ونهاية: الموافقة على طلب، الاستيلاء على أمر أو نقل وثيقة بين الإدارات. "شركة الرقمية" هو الاتجاه العام؛ يحتاج التنفيذ الخطوات والمستخدمين والقواعد الملموسة.

وضّحوا ما يدخل في الإصدار الأول وما يمكن إضافته لاحقًا. فقد يشمل المسار، مثلًا، تسجيل الطلب والتحقق من البيانات والموافقة عليه، على أن تأتي التقارير الموسّعة في مرحلة تالية. يتيح هذا التحديد وضع جدول زمني وميزانية يمكن متابعتهما.

يجب أن يتضمن مقترح المشروع عمليات التسليم والتكاليف والمسؤوليات والتبعيات. يجب مناقشة أي تغيير في المتطلبات مع تأثيره على التنفيذ قبل بدء العمل.

ضع القواعد مع الأشخاص الذين يعملون.

يشرح قائد العملية والمستخدمون الخطوات الحقيقية والوثائق والمواقف التي تنشأ في النشاط اليومي. يجب أن تتضمن القواعد طلبات غير مكتملة وموافقات غير متوفرة وبيانات غير متوافقة وعمليات ملغاة.

لكل خطوة، فإنه يحدد من الذي يمكن أن يتصرف وماذا يحدث بعد العمل. قد ترسل الموافقة بيانات إلى ERP أو تولد مستندًا أو تخطر قسمًا آخر. يمكن أن يعيد الرفض المطالبة بالتصحيح ، مع الحفاظ على التاريخ.

يجب إجراء الوثائق والشاشات المقترحة مع المستخدمين قبل تحديد سلوك التطبيق. أمثلة على عملهم تساعد فريق التطوير على تنفيذ القواعد وإعداد الاختبارات ذات الصلة.

ربط التطبيقات وتعريف البيانات

تحديد النظام الذي تحتفظ به كل معلومات: العميل أو المنتج أو الطلب أو الفاتورة أو حالة الطلب. يجب أن يستخدم التكامل هذه المصادر باستمرار دون إنشاء إصدارات متناقضة من نفس التسجيل.

يقوم الفريق الفني بفحص الواجهات المتاحة وقواعد الوصول والموردين. اعتمادًا على النظام ، يمكن للحل استخدام API أو الأحداث أو التبادل الذي يتم التحكم فيه بالملف. يجب توثيق الطريقة المختارة مع قيودها.

حدد أيضًا سلوك الخطأ: من يتلقى الإشعار ، وكيفية استئناف النقل وكيفية منع التكرارات. هذه الآليات هي جزء من التنفيذ ويجب اختبارها قبل الإطلاق.

بناء واختبار التدفق الكامل

يسمح لك الإصدار الأول المفيد بالانتقال من البداية إلى النهاية. يجب أن تعمل الشاشات والقواعد والتكاملات معًا. العروض التوضيحية على طول الطريق تظهر للفريق ما يتم تنفيذه وما يحتاج إلى توضيح.

استخدم أمثلة معتمدة وتمثيلية للنشاط. يعتمد قبول الوظيفة على المعايير المحددة في المشروع. إذا تغيرت القاعدة ، فقم بتحديث الوثائق والاختبارات مع التنفيذ.

إعداد الإطلاق والدعم

يتضمن الإطلاق التكوين البيئي والتحقق من الوصول ، وعند الضرورة ، ترحيل البيانات. تحديد من الذي يتحقق من صحة النتيجة ، عند التبديل وكيفية التعافي في حالة حدوث مشكلة.

يحتاج المستخدمون إلى تعليمات للتدفق الجديد والاتصال للأسئلة. يحتاج الموظفون الفنيون إلى وثائق حول التكامل والرصد والتدخلات. تدريس هذه المعلومات هو تسليم ملموس.

ويتم توضيح الدعم المستمر وتكاليف البنية التحتية والتطورات الأخرى بشكل منفصل في الاقتراح. مخطط الحل Planprint of Solution وصف المتطلبات وخطة التسليم.

من يشارك في الشركة

يحدد مدير الأعمال الأولويات. يشرح المستخدمون النشاط ويختبرون الحل. يوفر فريق IT السياق التقني والوصول والتنسيق مع مزودي النظام الحاليين.

يهاجم من البداية من يوافق على المتطلبات ومن يؤكد القبول. تؤثر الاستجابات والوصول في الوقت المناسب على التوقيت وكذلك العمل الإنمائي. تساعد قناة الاتصال المشتركة جميع الفرق على متابعة القرارات.

متابعة العملية بعد الإطلاق

اتبع حجم المعالجة ، ووقت الانتظار ، والأخطاء والتدخلات اليدوية بناءً على المعلومات المتاحة. قارن نفس المؤشرات بمرور الوقت وسجل التغييرات التي يمكن أن تؤثر على النتائج.

استخدام بيانات المستخدم وردود الفعل لتحديد أولويات التحسينات. التوسع في الإدارات أو العمليات الأخرى يتطلب متطلبات ومسؤوليات واضحة مثل النسخة الأولى.

عروض UP2DATE أتمتة العمليات التجاريةمن تعريف التدفق إلى التنمية والتكامل والدعم. الاتصال بنا للحصول على المناقشة الأولى من 30 دقائقمجانا، حول العملية التي تريد تحسينها وخطوات التنفيذ.