Die Lösung für eine fragmentierte Werkzeuglandschaft lautet selten „alles ersetzen“. Sinnvoller ist eine Plattform, die den Kernprozess steuert und die ergänzenden Systeme Schritt für Schritt integriert oder ablöst. Dieser Ansatz steht hinter zwei unserer Projekte bei UP2DATE: einem ERP für eine Autowerkstatt, das Angebote, Arbeitsaufträge, Fahrzeugakten, Ersatzteilbestände, Rechnungsstellung und Berichte – zuvor auf einzelne Werkzeuge und Papier verteilt – in mehr als 12 integrierten Modulen zusammenführte, sowie einer internen Reisemanagementplattform für PPC, bei der Freigaben statt nach 3 Tagen per E-Mail heute in 30 Minuten abgeschlossen werden. Hier erfahren Sie, was tatsächlich funktioniert und an welchen zwei klassischen Problemen Konsolidierungsprojekte scheitern.
Warum schadet die Fragmentierung jedes Jahr mehr?
Jedes zusätzliche System verursacht drei Arten von Zusatzaufwand: Datenaufwand, weil derselbe Kunde in vier Datenbanken ohne maßgebliche Quelle existiert; Übertragungsaufwand, weil Mitarbeitende Daten zwischen Werkzeugen erneut eingeben und niemand diese Stunden einplant; sowie Lizenzkosten, die mit der Mitarbeiterzahl steigen. Besonders stark summieren sich jedoch verzögerte Entscheidungen: Wenn Kennzahlen an fünf Stellen liegen, beginnt jede Managementfrage mit einer Woche Spurensuche in Tabellen. Ist Ihr Monatsbericht ein Ritual aus Kopieren und Einfügen, bezahlen Sie bereits für die Plattform, die Sie noch nicht gebaut haben.
Das Vorgehen: Kernprozess zentral steuern, angrenzende Systeme integrieren
1. Bilden Sie zuerst den Kernprozess ab. Nicht die Systeme, sondern den Arbeitsfluss: Was kommt herein, wer bearbeitet es, was kommt heraus? Die Plattform muss dieses Rückgrat durchgängig steuern.
2. Entscheiden Sie für jedes System sachlich zwischen Integration und Ablösung. Ihre Buchhaltungssoftware kommuniziert mit ANAF und funktioniert? Integrieren Sie sie. Das Planungstool existiert nur, weil es damals nichts anderes gab? Ersetzen Sie es innerhalb der Plattform. Wir behalten regelmäßig 2–3 führende Systeme bei und übernehmen die übrigen Funktionen.
3. Pro Datentyp wird ein System zur verbindlichen Quelle. Kunden werden an einer Stelle geführt, Bestände an einer Stelle – alle anderen Systeme beziehen ihre Daten daraus. Diese eine Regel beseitigt einen Großteil des Datenchaos.
4. Migrieren Sie schrittweise, betreiben Sie die Systeme kurz parallel und stellen Sie dann um. Big-Bang-Umstellungen sorgen dafür, dass Konsolidierungsprojekte aus den falschen Gründen Schlagzeilen machen. Beginnen Sie mit einer Abteilung, einem Arbeitsablauf und echten Daten und erweitern Sie danach.
5. Entwickeln Sie die Integrationsschicht wie ein Produkt. APIs, Warteschlangen und Fehlerbehandlung müssen auch Änderungen an einer Anbieter-API überstehen. Das ist anspruchsvolle Entwicklungsarbeit, bei der sich Erfahrung auszahlt.
Woran scheitern Konsolidierungsprojekte?
Zuverlässig an zwei Dingen. Am Perfektionismus beim Umfang – wenn vor der ersten Auslieferung jede Ausnahme jeder Abteilung modelliert werden soll. Achtzehn Monate später gibt es dann eine Spezifikation, aber keine Plattform. Und an fehlender Verantwortung – Konsolidierung betrifft mehrere Abteilungen. Ohne eine verantwortliche Person auf Ihrer Seite und eine auf Anbieterseite (bei uns: ein Fachberater als zentraler Ansprechpartner) wird jede Integration zur Verhandlung. Für beide Probleme gilt dieselbe Lösung: innerhalb weniger Monate einen ersten produktiv nutzbaren Teil liefern und auf Grundlage belegter Ergebnisse erweitern.
Was kostet das?
Konsolidierungsplattformen sind Individualsoftware mit erheblichem Integrationsaufwand und liegen deshalb im oberen Kostenbereich: 80.000–250.000+ € abhängig von der Zahl der betroffenen Systeme, den Nutzerrollen und dem Umfang historischer Daten, die migriert werden müssen. Dagegen stehen eingesparte Lizenzen und zurückgewonnene Arbeitsstunden. In den meisten uns bekannten Fällen amortisiert sich die Plattform deutlich vor Abschluss der Roadmap. Bei dieser Datenkonzentration ist Sicherheit unverzichtbar: Unser Entwicklungsprozess ist nach ISO 27001 zertifiziert.
Wenn Ihre Abläufe auf einem Flickenteppich aus Anbietern und Tabellen beruhen, ist das genau die Aufgabe unseres Teams für Individualsoftware – umgesetzt von erfahrenen Entwicklern mit jeweils mehr als 8 Jahren Erfahrung mit produktiven Systemen. Sprechen Sie mit uns und bringen Sie die Liste der Werkzeuge mit, die Sie gerne kündigen würden.
