Die Kosten eines manuellen Prozesses ergeben sich aus dem Arbeitsvolumen, der tatsächlichen Arbeitszeit der Beteiligten, den Kosten der Fehlerkorrektur und den Folgen von Verzögerungen. Um zu entscheiden, ob sich eine Automatisierung lohnt, vergleichen Sie den erreichbaren Nutzen mit der vollständigen Investition und dem Betriebsaufwand der Lösung.
Eine Beobachtung wie „Wir verlieren viel Zeit mit Berichten“ ist ein Ausgangspunkt. Für eine Budgetentscheidung müssen Sie ermitteln, wo diese Zeit anfällt, wie häufig sich die Tätigkeit wiederholt und welcher Teil tatsächlich reduziert werden kann. Diese Analyse hilft Verantwortlichen für Betrieb, Finanzen und IT, über dasselbe Problem zu sprechen.
Grenzen Sie den zu messenden Prozess ab
Wählen Sie einen beobachtbaren Anfang und ein beobachtbares Ende. Bei einer internen Anfrage kann der Beginn beispielsweise ihre Erfassung und das Ende die Freigabe samt Übermittlung an das ausführende System sein. Der Prozess umfasst Prüfungen, Rückfragen und Ausnahmen zwischen diesen Zeitpunkten.
Trennen Sie Anfragearten, wenn sie unterschiedlichen Aufwand verursachen. Eine vollständige Anfrage und eine mehrfach wegen fehlender Unterlagen zurückgegebene Anfrage sollten nicht ohne Erklärung durch dieselbe Durchschnittsdauer beschrieben werden. Andernfalls optimiert die Lösung möglicherweise nur den einfachen Fall.
Benennen Sie auch einen Verantwortlichen für die Messung. Er muss die Definitionen mit den tatsächlich ausführenden Personen prüfen können, statt nur eine Monatssumme zu sammeln.
Messen Sie Arbeitszeit getrennt von Wartezeit
Arbeitszeit sind die Minuten, in denen jemand Informationen prüft, eingibt, korrigiert oder übermittelt. Wartezeit ist der Zeitraum, in dem die Anfrage nicht vorankommt. Beides ist wichtig, hat aber unterschiedliche wirtschaftliche Auswirkungen.
Weniger Wartezeit kann die Freigabe eines Auftrags beschleunigen, ohne ebenso viele Arbeitsstunden freizusetzen. Umgekehrt kann ein automatisierter Bericht Teamzeit freimachen, auch wenn er weiterhin am selben Tag veröffentlicht wird.
| Information | So erfassen Sie sie | Was sie klärt |
|---|---|---|
| Anfragevolumen | Systemeinträge oder vorhandenes Register | Häufigkeit des Prozesses |
| Tatsächliche Zeit je Schritt | Beobachtung und Abstimmung mit den Bearbeitern | Verbrauchter Aufwand |
| Dauer bis zum Abschluss | Start- und Abschlusszeitpunkte | Verzögerungen |
| Fehler und Rückfragen | Ablehnungs- oder Korrekturgründe | Wiederholte Arbeit |
| Ausnahmen | Fälle außerhalb des üblichen Ablaufs | Grenzen der Automatisierung |
Wählen Sie einen Zeitraum, der den normalen Betrieb und relevante Schwankungen abdeckt. Dokumentieren Sie Datenlücken. Eine ausdrücklich benannte Schätzung ist nützlicher als scheinbare Genauigkeit auf Grundlage unvollständiger Informationen.
Berechnen Sie den aktuellen Aufwand ohne doppelte Kostenerfassung
Für einen wiederkehrenden Schritt lautet die Grundformel:
Aufwandskosten = Anzahl der Fälle × aktive Minuten je Fall ÷ 60 × vollständiger Stundensatz.
Wenden Sie die Formel getrennt auf Rollen mit unterschiedlichen Kosten und Tätigkeiten an. Die Finanzverantwortlichen können festlegen, was der vollständige Stundensatz umfasst. Ist Korrekturzeit bereits in der Tätigkeitsmessung enthalten, dürfen Sie sie nicht nochmals als eigene Kostenposition addieren.
Ergänzen Sie nur dokumentierte wirtschaftliche Folgen: Vertragsstrafen, die Wiederholung einer Lieferung oder andere direkt mit dem Prozess verbundene Ausgaben. Eine verzögerte Verkaufschance ist nicht automatisch ein verlorener Verkauf. Halten Sie bei solchen Effekten Annahme und mögliche Prüfmethode getrennt fest.
Bewerten Sie, welcher Nutzen tatsächlich erreichbar ist
Frei werdende Stunden können für andere Aufgaben genutzt werden, Überstunden verringern oder eine Neueinstellung aufschieben. Diese Ergebnisse sind zu unterscheiden. Freigesetzte Kapazität bedeutet nicht automatisch geringere Personalausgaben.
Benennen Sie für jeden Vorteil, wer ihn realisieren kann und woran Sie ihn erkennen. Gewinnt das Team Zeit, legen Sie die künftig übernommene Aufgabe fest. Sinkt die Fehlerzahl, prüfen Sie, wo Korrekturaufwand entfällt. Wird die Bearbeitung schneller, definieren Sie die Wirkung für Kunden oder Betrieb.
Führen Sie schwer monetarisierbare Vorteile wie Nachvollziehbarkeit oder Transparenz separat. Sie können einen Teil der Investition rechtfertigen, dürfen aber nicht in erfundene finanzielle Einsparungen umgerechnet werden.
Vergleichen Sie den Nutzen mit den gesamten Lösungskosten
Die Investition kann Konzeption, Entwicklung, Integration, Datenmigration, Tests und Schulungen umfassen. Nach der Einführung können Kosten für Lizenzen, Infrastruktur, Support und die Anpassung von Geschäftsregeln entstehen.
Ein sinnvoller Vergleich berücksichtigt auch interne Projektkosten: die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden für Klärungen, Datenprüfungen und Abnahmen. Diese Zeit fällt an, auch wenn sie nicht auf der Anbieterrechnung steht.
Bei einem positiven und relativ stabilen monatlichen Nettonutzen können Sie eine einfache Amortisationsdauer berechnen, indem Sie die Anfangsinvestition durch den monatlichen Nettonutzen teilen. Das ist eine Näherung. Für Projekte mit schrittweiser Einführung oder schwankendem Nutzen sollte die Finanzverantwortung einen Zeitplan der Kosten und Einnahmen erstellen.
Nutzen Sie die Messung auch nach dem Start
Vereinbaren Sie vor der Umsetzung Kennzahlen, Datenquelle und die prüfende Person. Vergleichen Sie nach dem Start Zeiträume mit vergleichbarem Volumen und ähnlicher Komplexität. Eine kürzere Gesamtdauer allein belegt nicht, dass die Lösung den gesamten Nutzen verursacht hat.
Das Projekt PPC România, veröffentlicht von UP2DATE, veranschaulicht die Digitalisierung eines Dienstreise- und Freigabeprozesses. Für ein anderes Unternehmen muss die Investitionsbegründung auf dessen eigenen Daten beruhen.
Bei UP2DATE automatisieren wir Prozesse und vernetzen Unternehmensanwendungen – von der Anforderungsdefinition bis zu Umsetzung und Support. Wenn Sie einen Prozess verbessern möchten, kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch. Das erste 30-minütige Gespräch ist kostenlos; Ergebnisse, Zeitplan und Kosten werden im Angebot festgelegt.
