Ein Automatisierungsprojekt beginnt bei einem konkreten Prozess und führt zu einem funktionierenden Ablauf: Anträge folgen einem klaren Weg, Daten fließen zwischen Anwendungen und das Team kann verfolgen, was geschieht. Beratung und Konzeption verbinden den Unternehmensbedarf mit der Umsetzung dieser Lösung.
Legen Sie zur Vorbereitung der Zusammenarbeit fest, welche Tätigkeit Sie verbessern möchten, wer sie ausführt und welches Ergebnis Sie anstreben. Zu Beginn benötigen Sie noch nicht alle technischen Spezifikationen. Diese können gemeinsam mit dem Entwicklungsteam auf Grundlage vorhandener Prozesse und Systeme entstehen.
Definieren Sie den Prozess und die erste Version
Wählen Sie einen Ablauf mit klarem Anfang und Ende: die Freigabe einer Anfrage, die Übernahme eines Auftrags oder die Übertragung eines Dokuments zwischen Abteilungen. „Digitalisierung des Unternehmens“ beschreibt eine allgemeine Richtung; die Umsetzung braucht konkrete Schritte, Nutzer und Regeln.
Beschreiben Sie, was zur ersten Version gehört und was später folgen kann. Beispielsweise umfasst der Ablauf zunächst Antragserfassung, Datenprüfung und Freigabe, während erweiterte Berichte später hinzukommen. Diese Abgrenzung ermöglicht einen nachvollziehbaren Zeit- und Budgetplan.
Der Projektvorschlag muss Ergebnisse, Kosten, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten enthalten. Jede Anforderungsänderung wird vor der Umsetzung gemeinsam mit ihren Auswirkungen besprochen.
Vereinbaren Sie Regeln mit den Menschen, die die Arbeit ausführen
Prozessverantwortliche und Nutzer erklären tatsächliche Schritte, Dokumente und Alltagssituationen. Die Regeln müssen unvollständige Anträge, nicht verfügbare Freigabeverantwortliche, widersprüchliche Daten und stornierte Vorgänge berücksichtigen.
Legen Sie für jeden Schritt fest, wer handeln darf und was danach geschieht. Eine Freigabe kann Daten an das ERP senden, ein Dokument erzeugen oder eine andere Abteilung benachrichtigen. Eine Ablehnung kann den Antrag zur Korrektur zurückgeben und dabei den Verlauf erhalten.
Dokumentation und vorgeschlagene Oberflächen sollten mit Nutzern durchgegangen werden, bevor das Anwendungsverhalten festgelegt wird. Beispiele aus ihrem Arbeitsalltag helfen dem Entwicklungsteam, Regeln umzusetzen und relevante Tests vorzubereiten.
Verbinden Sie Anwendungen und definieren Sie Daten
Definieren Sie, welches System jede Information führt: Kunde, Produkt, Auftrag, Rechnung oder Antragsstatus. Die Integration muss diese Quellen konsistent verwenden, ohne widersprüchliche Versionen desselben Datensatzes zu erzeugen.
Das technische Team prüft verfügbare Schnittstellen, Zugänge und Anbietervorgaben. Je nach System kann die Lösung eine API, Ereignisse oder einen kontrollierten Dateiaustausch nutzen. Die gewählte Methode muss zusammen mit ihren Grenzen dokumentiert werden.
Definieren Sie auch das Verhalten bei Fehlern: Wer wird benachrichtigt, wie wird die Übertragung wiederholt und wie werden Duplikate verhindert? Diese Mechanismen gehören zur Umsetzung und müssen vor dem Start getestet werden.
Entwickeln und testen Sie den vollständigen Ablauf
Eine sinnvolle erste Version ermöglicht, einen Vorgang vom Beginn bis zum Ergebnis zu durchlaufen. Oberflächen, Regeln und Integrationen müssen zusammenarbeiten. Regelmäßige Vorführungen zeigen dem Team, was bereits umgesetzt und was noch zu klären ist.
| Was Sie prüfen | Was nachzuweisen ist |
|---|---|
| Hauptablauf | Ein vollständiger Antrag erreicht das vereinbarte Ergebnis. |
| Ausnahmen | Unvollständige oder abgelehnte Anträge haben einen klaren Weg. |
| Zugriff | Jede Rolle sieht und ändert nur erlaubte Informationen. |
| Integration | Daten werden korrekt übertragen, auch nach einer vorübergehenden Störung. |
| Verlauf | Das Team kann Aktionen und Statusänderungen nachvollziehen. |
| Betrieb | Für Vorfälle gibt es eine zuständige Person und Anweisungen. |
Nutzen Sie freigegebene, repräsentative Beispiele aus dem Arbeitsalltag. Die Abnahme einer Funktion basiert auf den im Projekt vereinbarten Kriterien. Ändert sich eine Regel, aktualisieren Sie mit der Implementierung auch Dokumentation und Tests.
Bereiten Sie Einführung und Support vor
Die Einführung umfasst Umgebungskonfiguration, Zugriffsprüfung und bei Bedarf Datenmigration. Legen Sie fest, wer das Ergebnis bestätigt, wann die Umstellung erfolgt und wie bei Problemen zurückgekehrt wird.
Nutzer benötigen Anleitungen für den neuen Ablauf und einen Ansprechpartner für Fragen. Technisch Verantwortliche benötigen Dokumentation zu Integrationen, Monitoring und Eingriffen. Die Übergabe dieser Informationen ist ein konkretes Projektergebnis.
Laufender Support, Infrastrukturkosten und spätere Erweiterungen werden im Angebot separat geklärt. Bei Projekten mit Bedarf an einer detaillierten Architekturdefinition beschreibt der Lösungs-Blueprint die Anforderungen und den Lieferplan.
Wer aus dem Unternehmen beteiligt ist
Ein Verantwortlicher aus dem Fachbereich setzt Prioritäten. Nutzer erklären ihre Arbeit und testen die Lösung. Die IT liefert den technischen Kontext, ermöglicht Zugänge und koordiniert die Anbieter bestehender Systeme.
Vereinbaren Sie von Anfang an, wer Anforderungen freigibt und die Abnahme bestätigt. Rechtzeitige Antworten und Zugänge beeinflussen den Zeitplan ebenso wie die Entwicklungsarbeit. Ein gemeinsamer Kommunikationskanal hilft allen Teams, Entscheidungen nachzuvollziehen.
Verfolgen Sie den Betrieb nach dem Start
Verfolgen Sie verarbeitetes Volumen, Wartezeit, Fehler und manuelle Eingriffe anhand verfügbarer Informationen. Vergleichen Sie dieselben Kennzahlen über die Zeit und dokumentieren Sie Änderungen, die Ergebnisse beeinflussen können.
Nutzen Sie Daten und Nutzerfeedback, um Verbesserungen zu priorisieren. Die Ausweitung auf weitere Abteilungen oder Prozesse benötigt ebenso klare Anforderungen und Zuständigkeiten wie die erste Version.
UP2DATE bietet die Automatisierung von Geschäftsprozessen – von der Definition des Ablaufs bis zu Entwicklung, Integration und Support. Kontaktieren Sie uns für ein erstes 30-minütiges Gespräch – kostenlos, über den Prozess, den Sie verbessern möchten, und die Umsetzungsschritte.
