UP2DATE Entscheidungshilfe. Allgemeine Hinweise; es ersetzt nicht eine Überprüfung Ihrer Prozesse, Systeme und Daten.
1. Definieren Sie einen Prozess von Anfang bis Ende
Nennen Sie das Ereignis, mit dem die Arbeit beginnt, und das Ergebnis, mit dem sie abgeschlossen wird. Gehen Sie mit den Leuten, die die Arbeit machen, reale aktuelle Fälle durch, einschließlich Ausnahmen. Zeichnen Sie jede Übergabe, jedes System, jede Genehmigung und jede wiederholte Dateneingabe auf.
Unterscheiden Sie Warten von Arbeit. Eine durch eine unklare Zuständigkeit verzögerte Genehmigung wird sich nicht zwangsläufig durch eine schnellere Form verbessern. Entfernen Sie unnötige Schritte und vereinbaren Sie Entscheidungsrechte, bevor Sie sich für ein Automatisierungstool entscheiden.
2. Vergleichen Sie Möglichkeiten anhand derselben Beweise
Erfassen Sie für jeden Kandidaten die Häufigkeit, die praktische Zeit, die Wartezeit, die Nacharbeit und die betroffenen Personen. Kennzeichnen Sie Schätzungen als Schätzungen. Wenn keine Messungen vorliegen, vereinbaren Sie, wie Sie eine Basislinie festlegen, bevor Sie Einsparungen prognostizieren.
- Wert: Welche Kosten, Verzögerungen, Fehler oder Kundenprobleme würden sich ändern?
- Machbarkeit: Können Sie auf die Daten zugreifen und die erforderlichen Systeme anbinden?
- Stabilität: Wie oft ändern sich Regeln und Ausnahmepfade?
- Verantwortung: Wer akzeptiert das Ergebnis und kümmert sich um Fehler nach dem Start?
3. Betrachten Sie den kleinsten nützlichen Eingriff
Vergleichen Sie eine Prozessänderung, die Konfiguration in einem vorhandenen Tool, die Systemintegration und die kundenspezifische Entwicklung. Das Kopieren von Daten zwischen zwei Arbeitsanwendungen erfordert möglicherweise eine Integration und keine andere Anwendung. Eine kleine, seltene Aufgabe rechtfertigt Software möglicherweise überhaupt nicht.
Vergleichen Sie den Gesamtaufwand, nicht nur die Entwicklung. Dazu gehören Zugriffsvorbereitung, Schulung, Wartung, Ausnahmebehandlung und Überwachung. Die freigewordene Zeit stellt nicht automatisch eine Geldeinsparung dar: Geben Sie an, wie das Unternehmen diese Kapazität nutzen will.
4. Legen Sie vor der Skalierung einen Entscheidungspunkt fest
Wählen Sie einen begrenzten Workflow und vereinbaren Sie die Basislinie, Erfolgskriterien, verantwortliche Personen und einen Fallback für fehlgeschlagene Automatisierung. Überprüfen Sie repräsentative Fälle, einschließlich Ausnahmen, bevor Sie den Anwendungsbereich erweitern.
Fahren Sie fort, wenn die Beweise die nächste Investition stützen. Wenn die Datenqualität oder unklare Regeln einen fairen Test verhindern, beheben Sie zunächst diese Lücken. Eine Empfehlung zur Vereinfachung des Prozesses kann sinnvoller sein als ein Vorschlag für einen größeren Bau.
Bringen Sie dies zur ersten Diskussion mit
- Ein aktueller Prozessverantwortlicher und ein klarer Anfang und ein klares Ende.
- Echte Workflow-Beispiele mit angemessenem Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Verfügbare Messungen, beteiligte Systeme und bekannte Einschränkungen.
- Das Geschäftsergebnis, das Sie ändern möchten, und wer es genehmigen kann.
Ein verwandtes Projekt
Das veröffentlichte Reisemanagementprojekt von PPC veranschaulicht einen Arbeitsablauf, der Anfragen, Genehmigungen und Betriebssysteme umfasst. Verwenden Sie es, um die Arten von Übergaben zu untersuchen, die abgebildet werden sollen – und nicht als Einsparprognose für Ihren eigenen Prozess.
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