Ghid de decizie UP2DATE. Recomandări generale; nu înlocuiesc analiza proceselor, sistemelor și datelor tale.
1. Definește un proces de la început până la sfârșit
Numește evenimentul care pornește activitatea și rezultatul care o încheie. Parcurge cazuri reale recente cu oamenii care fac munca, inclusiv excepțiile. Notează fiecare predare între echipe, sistem, aprobare și introducere repetată de date.
Separă așteptarea de munca efectivă. O aprobare blocată de responsabilități neclare nu va deveni neapărat mai rapidă printr-un formular nou. Elimină pașii inutili și stabilește cine decide înainte să alegi instrumentul de automatizare.
2. Compară oportunitățile pe aceeași bază
Pentru fiecare proces, adună frecvența, timpul de lucru efectiv, timpul de așteptare, refacerile și persoanele afectate. Marchează estimările ca estimări. Dacă nu există măsurători, stabilește cum obții o bază de comparație înainte să proiectezi economii.
- Valoare: ce cost, întârziere, eroare sau problemă a clientului s-ar schimba?
- Fezabilitate: poți accesa datele și conecta sistemele necesare?
- Stabilitate: cât de des se schimbă regulile și excepțiile?
- Responsabilitate: cine acceptă rezultatul și gestionează erorile după lansare?
3. Caută cea mai mică intervenție utilă
Compară schimbarea procesului, configurarea unui instrument existent, integrarea sistemelor și dezvoltarea la comandă. Copierea datelor între două aplicații funcționale poate cere o integrare, nu încă o aplicație. O activitate mică și rară poate să nu justifice deloc software nou.
Compară efortul total, nu doar dezvoltarea. Include pregătirea accesului, instruirea, mentenanța, tratarea excepțiilor și monitorizarea. Timpul eliberat nu este automat o economie financiară: precizează cum va fi folosită capacitatea disponibilă.
4. Stabilește un punct de decizie înainte de extindere
Alege un flux delimitat și stabilește situația inițială, criteriile de succes, responsabilii și alternativa pentru cazurile în care automatizarea eșuează. Verifică situații reprezentative, inclusiv excepții, înainte să extinzi scopul.
Continuă când datele susțin investiția următoare. Dacă lipsa calității datelor sau regulile neclare împiedică un test corect, rezolvă mai întâi aceste probleme. Simplificarea procesului poate fi o recomandare mai utilă decât dezvoltarea unei aplicații mai mari.
Pregătește pentru prima discuție
- Un responsabil actual și un început și sfârșit clar al procesului.
- Exemple reale de lucru, cu informațiile sensibile tratate corespunzător.
- Măsurătorile disponibile, sistemele implicate și constrângerile cunoscute.
- Rezultatul de business urmărit și persoana care îl poate aproba.
Un proiect relevant
Proiectul publicat de management al deplasărilor pentru PPC ilustrează un flux care leagă cereri, aprobări și sisteme operaționale. Folosește-l pentru a identifica tipurile de transferuri de analizat, nu ca prognoză de economii pentru propriul proces.
Citește studiul de caz publicat →Vrei să evaluezi situația companiei tale?
Evaluarea proceselor digitale și a automatizării →Prima discuție de 30 de minute este gratuită. Analiza detaliată, arhitectura și planul de implementare fac obiectul unor colaborări separate, cu scop și cost agreate.
Hai să discutăm
